あなたの会社では、会議をやっていますか？
きっと多くの方が「YES」と答えると思います。
では次に、こう聞かれたらどうでしょうか。
「その会議に、効果は感じていますか？」
少し顔が曇る方も多いのではないでしょうか？
今日は、なぜ効果を感じにくい会議が
行われてしまうのかを考えてみたいと思います。
そもそも会議とは何か？
前提として、会議とは
「意見を調整し、何かしらの結論を出す場」です。
一方的な情報共有であれば、
メール、チャット、動画などで十分です。
わざわざ複数人の時間を同時に使う必要はありません。
それでも会議を行うのは、意見を調整し、
結論を出す場をつくる必要があるからです。
会議を非効率にする「会議の5悪」
会議がうまく機能しなくなる、代表的なパターンが5つあります。
これを「会議の5悪」と言います。
- 会をしない
- 会して、議しない
- 議して、決しない
- 決して、実行しない
- 実行して、結果が出ない
順番に見ていきましょう。
① 会をしない
定例会をしない
定例会を設定せず、問題が発生してから会議をする状態です。
問題が発生してから会議をするのは、一見合理的にも見えます。
しかし実際には、
関係者の時間調整に時間がかかりますし、
問題が発生した時点で手遅れなケースもあります。
そして会議を行うまでの間に、
問題はどんどん大きくなっていくこともあります。
定例会は「問題を未然に防ぐための場」でもあります。
起きてからではなく、起きる前に対処するための仕組みです。
遅刻・欠席が多い
参加者の遅刻や欠席が多い会議も要注意です。
なぜ遅刻や欠席が多いのか。
それは、その会議に出席する必要性を感じていないからです。
そして、遅刻や欠席をしても誰も咎めないからです。
その会議体に関係のない人まで参加させていると、
この現象は起こりやすくなります。
「自分は関係ない」と感じている人が増えるほど、
会議は形骸化します。
会議が長引く
1時間の会議が、2時間、3時間になる。
これはアジェンダを決めていないか、
「時は金なり」という意識が薄いことが原因です。
時間はコストです。
時間を延長することは、費用を追加しているのと同じです。
② 会して、議しない
会議はしているが、議論が起きていない状態です。
- 限られた人だけが発言し、残りの人は黙って聞くだけ
- 会議中に携帯やパソコンをいじっている
- ホワイトボードやプロジェクターがなく、しゃべるだけ
- 会議アジェンダーがない
- 緊急トピックばかりで、長期的なテーマの議論がない
これは「会議」ではなく「集まり」です。
議論が起きない会議は、意見の調整ができません。
そして議論が起きないと、質の高い結論も生まれません。
③ 議して、決しない
議論はしているが、結論が出ない状態です。
- 不平不満を言うだけで、自分からの対策を出さない
- 対策は出しているが、議事録に落とさない
- 議事録に「誰が何を言ったか」だけが書かれている
ここで大事なのは、議事録には、
「誰が何を言ったか」ではなく、
「誰が何をいつ行うのか」を書くことです。
会議は、意見を調整して結論を出す場です。
「誰が何を言ったか」は本質ではありません。
ここが曖昧だと、せっかく行った会議は無意味なものになります。
④ 決して、実行しない
結論は出たが、実行されない状態です。
- 前回の議事録の事項を確認しない
- 毎回同じことを言っている
- 自分のタスクをメモせず、カレンダーに落とさない
- タスク進捗を確認しない
会議は、決めたことを実行して初めて意味があります。
実行されない会議は、ただの時間消費です。
⑤ 実行して、結果が出ない
実行はしているが、成果物を確認していない状態です。
「やったかどうか」だけを確認し、
「成果が出たかどうか」を確認しない。
これでは改善が起きません。
行動の確認はもちろんですが、成果の確認も必要です。
会議には費用がかかっている
なぜ効果的な会議運用が必要なのか。
それは、会議には費用が発生するからです。
「会議に費用？自社でやっているだけでしょ？」
と思う方は、人件費を考えていません。
人件費は以下のステップで考えてみましょう。
① 会社が負担する人件費総額を計算する
支払給与を1.5倍して、人件費の概算を出しましょう。
これは、社会保険だけでなく、
事務所家賃、電気光熱費、管理費などを含めると、
実質的に会社が負担しているコストは
支払給与の約1.5倍になるからです。
② 1時間あたりの人件費を計算する
1年の労働時間は2000時間と仮定します。
8時間／日 × 22.5日／月 × 12ヶ月 − 祝日
≒ 約2000時間
というのが根拠です。
年間人件費を2000で割ると、
あなたの会社の1時間あたりの人件費が出ます。
③ 1時間の会議の費用を計算する
あなたの会社の1時間の人件費を、
総社員数で割りましょう。
これで1時間当たりの平均人件費が出ます。
1時間あたり平均人件費 × 参加者数
これが、1時間の会議の費用です。
意外とお金がかかっていると感じませんか？
また役員クラスが参加する会議の
人件費はさらに高くなります。
あなたの会社の一般的な社員の給与の
何倍を役員がもらっているかを考えて掛け算すると、
その人件費が分かります。
ゾッとする金額が出てくるかもしれません……
経営自走化との関係
会議の目的と役割を整理し、
「決めて実行する場」として機能させることは、
経営自走化、つまり経営者が現場にはりつかなくても
売上利益が上がり、主体的な社員によって会社が回る状態を
つくるための基礎になります。
会議の中で、
問題を整理し、意思決定を行い、
実行につなげる流れが回るようになると、
現場は指示を待たずに、
自分たちで判断して動けるようになります。
また、この状態ができると、
経営者に必要な情報も整理された形で集まるため、
重要な意思決定に集中しやすくなります。
今回のまとめ
改めて整理すると、会議は意見を調整し、
何かしらの結論を出す場です。
そこで出された結論を、各自が着実に実行していけば、
会社は確実に成長します。
しかし、5悪に陥ると、
会議はコストだけがかかる場になります。
「では、どうやって会議を改善するの？」
という対策は、次の記事でお知らせします。
それまでの間に、現状を把握することから始めましょう。
社内・部門内で開催している会議を洗い出し、
次の項目で整理してください。
- 会議の名前
- 目的
- 参加者
- 1時間の経費
- 月間の会議時間数
- 月別の会議費用
そして、次の視点でチェックを入れてください。
- 「会をしない」は当てはまるか？
- 「会して、議しない」は当てはまるか？
- 「議して、決しない」は当てはまるか？
- 「決して、実行しない」は当てはまるか？
- 「実行して、結果が出ない」は当てはまるか？
会議を変えれば、会社は変わります。
まずは、現状を把握するところから始めてみてください。