仕事を進める能力をどう評価する？ソフトスキル評価項目の設定方法

ここ数回にわたって、人事評価制度の構築手順について説明してきました。

人事評価制度の評価項目は、大きく「定量評価」と「定性評価」に分けられます。

定量評価は、会社や部門、個人に設定した目標の達成状況を、売上、利益、件数などの数字で評価するものです（詳しくはこちら）。

定性評価は、社員の行動や仕事に対する姿勢、業務に必要な能力、専門知識など、数字だけでは判断できない要素を評価するものです。

定性評価は、次の3つに分けて考えます。

• 価値観・行動評価
• ソフトスキル評価
• ハードスキル評価

前回は、このうち「価値観・行動評価」について説明しました。

価値観・行動評価とは、会社が大切にしている価値観を、社員に求める具体的な行動として整理し、その実践状況を評価するものです（詳しくはこちら）。

今回は、定性評価の2つ目である「ソフトスキル評価」について説明します。

ソフトスキル評価とは何か

ソフトスキルとは、計画策定、時間管理、業務改善、報連相、社員教育、チームワークなど、仕事をするうえで身につけておきたい能力です。

特定の職種に必要な専門知識や技術、資格、経験などは、ハードスキルとして評価します。

例えば、経理担当者が会計知識を持っているか、システム担当者がITに関する専門知識を持っているかは、ハードスキルの評価対象です。

それに対して、仕事の優先順位を決める、進捗を管理する、問題が起きたときに上司へ相談する、周囲と協力して仕事を進めるといった能力は、ソフトスキルに該当します。

価値観・行動評価との違いもあります。

価値観・行動評価で確認するのは、社員が会社の価値観に沿って行動できているかどうかです。

ソフトスキル評価では、それぞれの職種や等級の役割を果たすための能力が、どの程度身についているかを確認します。

人事評価制度における評価項目を整理すると、次のようになります。

• 定量評価：会社、部門、個人の目標達成状況
• 価値観・行動評価：会社の価値観に沿った行動
• ソフトスキル評価：計画、管理、改善、連携、教育などの能力
• ハードスキル評価：職種ごとに必要な専門知識、技術、資格、経験

ソフトスキルは、原則として会社共通の評価項目として設定します。

ただし、同じ会社の中でも、部門や職種によって仕事の進め方は異なります。その違いが大きい場合は、会社共通の項目に加えて、部門や職種に応じた項目を設けることもあります。

ソフトスキルの評価項目をつくる

ソフトスキルの評価項目をつくる際は、まず等級ごとの定義を確認します。

その等級にどのような仕事、成果、責任を担ってもらうのかを明らかにしたうえで、役割を果たすための能力を考えていきます。

次に確認するのが、職種や等級ごとの実際の仕事です。

ルーチンワーク表や業務一覧などを見ながら、それぞれの職種や等級がどのような仕事を担い、どの場面で判断、管理、連携などを行うのかを整理します。

例えば、自分の担当業務を決められた手順どおりに行う等級であれば、時間やタスクを管理する力、マニュアルを守る力、必要な報告・連絡・相談を行う力などが評価項目の候補になります。

プロジェクトやチームを管理する等級であれば、計画を立てる力、進捗を管理する力、問題に対応する力、業務を改善する力、社員を教育する力などが候補に加わります。

候補を洗い出したら、「どの等級に、どのソフトスキルを、どの水準まで身につけてもらうのか」を決めます。

このとき、等級ごとに評価項目を切り離して考えるわけではありません。

上位等級では、その等級で新たに加わる能力だけでなく、下位等級で評価してきた能力も引き続き確認します。

等級別にソフトスキルを設定する

ある会社で、等級制度の一例として、レベル1、レベル2、レベル3、係長、課長、部長を設定していたとします。

ここでは、直接の上下関係にあるレベル3と係長を例に、ソフトスキルの評価項目を考えてみます。

ソフトスキルだけでは違いが分かりにくいため、前回「誠実」というコア・バリューをもとに作成した価値観・行動評価も併記します。両者を比べることで、何を評価する項目なのかが見えやすくなります。

レベル3

価値観・行動評価では、自分の仕事だけでなく、周囲の仕事にも目を向け、問題が大きくなる前に声をかけることを評価します。

後輩が困っている場合に、自分の経験を踏まえて助言することも、「誠実」という価値観に沿った行動の一つです。

一方ソフトスキル評価では、まず、自分が担当する定型業務を、決められた手順と品質で行えるかを確認します。

その土台となるのが、時間やタスクの管理、マニュアルの遵守、必要な報告・連絡・相談です。

さらに、与えられた仕事をこなすだけでなく、会社全体の目標を意識して仕事に取り組んでいるかも評価します。

問題が起きたときには、感覚だけで判断するのではなく、データや事実をもとに状況を整理します。問題の大きさや影響を数字で示し、上司や関係者が判断できる状態にすることも、この等級で身につけたい能力です。

これを踏まえてレベル3のソフトスキル評価項目の候補を整理すると、次のようになります。

• 定型業務を、決められた手順と品質で行う力
• 時間やタスクを管理する力
• 会社全体の目標を理解し、仕事に反映する力
• マニュアルや社内ルールを守る力
• 必要な報告・連絡・相談を行う力
• データや事実をもとに、筋道を立てて考える力
• 問題の大きさや影響を数字で示し、見える状態にする力

係長

価値観・行動評価では、チーム内で問題が起きた際に、事実関係を確認し、必要な情報を上司や関係者に共有することを評価します。

部下がミスを報告しやすい雰囲気をつくることも、係長に期待する行動の1つです。

一方ソフトスキル評価では、自分の担当業務に加えて、プロジェクトやチームを管理する能力を確認します。

目標をもとに計画を立て、進捗状況を把握しながら、必要な人員や時間を調整します。

不具合、品質上の問題、クレームなどが発生したときは、状況を確認し、顧客や上司へ適切に報告しながら対応を進めます。

また、メンバーがマニュアルを守っているかを確認するだけでなく、実際の仕事に合わなくなっている部分があれば、内容を見直します。

業務の改善、効率化、機械化、IT化を進めることも評価項目に含まれます。

部下や後輩を教育し、自分も必要に応じて現場に入りながら、チームが仕事を進められる状態をつくることも係長の役割です。

これらを踏まえて係長のソフトスキル評価項目の候補を整理すると、次のようになります。

• プロジェクトの計画を立て、進捗を管理する力
• 業務に必要な人員や時間を調整する力
• 不具合、品質上の問題、クレームなどに対応する力
• 顧客や上司に状況を適切に報告する力
• マニュアルの遵守状況を確認し、必要に応じて更新する力
• 業務の改善、効率化、機械化、IT化を進める力
• 部下や後輩を教育する力
• 現場の状況を把握し、メンバーが仕事を進められるように支援する力

レベル3では、自分の担当業務を正確に行い、問題を整理して共有するための能力が中心です。

係長になると、対象が自分の仕事からチームへと広がり、計画管理、問題対応、業務改善、社員教育などが評価項目の候補に加わります。

これらの項目は、その職種や等級に必要なソフトスキルとして、職務記述書に記載しておきます。

ただし、すべてを毎期の人事評価の対象にする必要はありません。

その時点の会社の課題や方針を踏まえ、同じ職種・等級の社員に特に身につけてほしいものを3項目程度選び、期初に目標を設定したうえで評価します。

評価項目に使える一般的なソフトスキル

ここまでのように、等級の定義や実際の仕事から評価項目を考えていきます。

とはいえ、自社に必要なソフトスキルを一から洗い出すのは、なかなか大変です。

そこで、評価項目を検討する際の参考として、一般的なソフトスキルを6つのカテゴリに分けて紹介します。

すべてを採用するのではなく、自社の等級や仕事内容に合うものを選んでください。一般的な項目だけでは足りなければ、自社や部門に特有のソフトスキルを加えます。

目標管理に関するソフトスキル

• 会社のビジョン、ミッション、コア・バリュー、方針を理解する力
• 目標達成に向けた計画を立てる力
• 計画の進捗を確認し、必要に応じて修正する力
• 予算や経費を管理する力

時間管理に関するソフトスキル

• カレンダー、手帳、タスク管理ツールなどを使って予定と仕事を管理する力
• 仕事に優先順位をつける力
• 目の前の仕事に集中する力
• 仕事と生活のバランスを保つ力

品質管理に関するソフトスキル

• マニュアルや決められた手順を守る力
• 必要なマニュアルを作成・更新する力
• 必要な情報を調査・分析する力
• 新しい方法を考え、業務を改善する力
• 5Sを実践する力
• 問題を整理し、解決策を考えて意思決定する力

コミュニケーションに関するソフトスキル

• 挨拶、日常会話、電話対応などを適切に行う力
• 自分の考えを分かりやすく伝える力
• 社内外の相手と良好な関係をつくる力
• 文章で正確に情報を伝える力
• 相手と交渉する力
• 会議を効率的に進める力
• 必要な報告・連絡・相談を行う力
• 新しい職場やチームに馴染む力

教育に関するソフトスキル

• 自分に必要な知識を学ぶ力
• 部下や後輩を教育・指導する力
• 相手に仕事を任せ、進捗や結果を確認する力
• 人前で分かりやすく説明する力
• 質問や傾聴を通じて、相手の考えや成長を引き出す力
• 相手や場の雰囲気を把握しながら関わる力

チームワークに関するソフトスキル

• 社内活動を管理する力
• 周囲の人を巻き込む力
• 他のメンバーを支援する力
• 相手の行動に対して、必要なフィードバックを行う力
• メンバーの意欲を高める力

レベル1からレベル3までの評価項目に当てはめてみる

一般的なソフトスキルの中から、等級ごとに評価項目を設定する例を見てみましょう。

ここでは、レベル1、レベル2、レベル3の順に、評価項目を積み上げます。

上位の等級では、新しく追加された項目だけでなく、下位の等級で設定した項目も引き続き評価します。

新しい等級で追加する項目には「★」を付けています。

レベル1

＜品質管理＞

• ★5Sを実践する力

レベル1では、自分の身の回りや仕事を行う環境を整え、決められた状態を維持することから始めます。

レベル2

＜目標管理＞

• ★会社の方針を理解する力

＜品質管理＞

• 5Sを実践する力
• ★会社のルールや業務の仕組みを守る力

＜コミュニケーション＞

• ★必要な報告・連絡・相談を行う力

レベル2では、レベル1で設定した5Sに加えて、会社が目指している方向を理解し、決められたルールや仕組みに沿って仕事を進めます。

仕事の進捗や問題について、必要な相手へ報告・連絡・相談することも、この段階から評価します。

レベル3

＜目標管理＞

• 会社の方針を理解する力

＜品質管理＞

• 5Sを実践する力
• 会社のルールや業務の仕組みを守る力
• ★現在の仕事の進め方を見直し、改善する力

＜コミュニケーション＞

• 必要な報告・連絡・相談を行う力

レベル3では、決められたルールや仕組みを守るだけでなく、現在の仕事の進め方に問題がないかを考え、改善につなげます。

このように、等級ごとに評価項目を分断するのではなく、下位等級で身につけた能力を土台として、新しい能力を積み上げていきます。

ソフトスキル評価と経営自走化との関係

経営自走化とは、経営者が現場に張りついて指示を出さなくても、社員がそれぞれの役割を果たし、会社が回る状態をつくることです。

社員に目標や仕事を与えただけでは、この状態にはなりません。仕事を自分たちで進めるための能力も身につけてもらう必要があります。

例えば、業務の目標やマニュアルが整っていても、社員が自分の時間やタスクを管理できなければ、仕事は予定どおりに進みません。

問題が起きたときに報告・連絡・相談が行われなければ、経営者が把握したときには問題が大きくなっている可能性があります。

管理職が計画管理、問題解決、業務改善、社員教育などを行えなければ、経営者がチームの仕事まで細かく確認することになります。

ソフトスキルの評価項目を等級ごとに設定すると、社員は現在の立場で身につける能力を理解できます。次の等級へ進むために、何を伸ばせばよいのかも分かります。

評価する側も、「もっとしっかりしてほしい」「自分で考えて動いてほしい」といった曖昧な伝え方ではなく、時間管理、報連相、問題解決、業務改善など、改善する能力を具体的に伝えられます。

それぞれの等級に合ったソフトスキルが身につけば、経営者が毎回指示や確認をしなくても、職種や等級ごとの役割に沿って仕事を進めやすくなります。

まとめ

人事評価制度の評価項目は、定量評価と定性評価に分けられます。

定性評価は、価値観・行動評価、ソフトスキル評価、ハードスキル評価の3つに分けて考えます。

ソフトスキル評価の対象となるのは、計画、時間管理、品質管理、コミュニケーション、教育、チームワークなど、仕事をするうえで身につけておきたい能力です。

評価項目をつくる際は、等級ごとの役割と、職種や等級ごとの実際の仕事を確認します。そのうえで、役割を果たすための能力を整理し、どの等級に、どの水準まで設定するのかを決めます。

上位等級では、下位等級で身につけた能力を土台にして、担当する仕事の範囲や周囲への働きかけに合わせた能力を加えていきます。

職務記述書には、その職種や等級に必要なソフトスキルを記載しますが、すべてを毎期の評価対象にする必要はありません。

会社の課題や方針に合わせて、特に重視する項目を3項目程度選び、期初に目標を設定したうえで評価します。

ソフトスキルを等級ごとに明確にすると、社員は自分に期待されている能力と、次の等級へ進むために伸ばす能力を理解しやすくなります。

次回は、定性評価の最後の一つである「ハードスキル評価」について説明します。