仕事に必要な専門知識・技能をどう評価する？専門知識・技能評価の設定方法

人事評価では、売上や利益などの成果だけでなく、社員が仕事に必要な知識や技能を身につけているかも確認する必要があります。

ただ、経理、営業、施工管理など、職種によって必要な知識や技能は異なります。では、これらをどのように評価項目へ落とし込めばよいのでしょうか？

そこで今回は、職種ごとに必要となる専門知識・技能の評価項目について説明します。

人事評価制度の評価項目は、大きく「定量評価」と「定性評価」に分けられます。

定量評価は、会社や部門、個人に設定した目標の達成状況を、売上、利益、件数などの数字で評価するものです。

定性評価は、社員の行動や仕事に対する姿勢、業務に必要な能力、専門知識など、数字だけでは判断できない要素を評価するものです。

定性評価は、次の3つに分けて考えます。

• 価値観・行動評価
• ソフトスキル評価
• 専門知識・技能評価

前々回は「価値観・行動評価」、前回は「ソフトスキル評価」について説明しましたので、今回は「専門知識・技能評価」を説明します。

専門知識・技能評価とは

専門知識・技能評価とは、それぞれの仕事に必要な専門知識や技能を評価するものです。

価値観・行動評価とソフトスキル評価は、基本的に会社共通の評価項目として設定します。

一方、仕事に必要な専門知識や技能は、部門や職種によって異なります。

例えば、同じ会社で働いていても、経理担当者と営業担当者、施工管理者では、担当する業務も必要な知識や資格も異なります。

そのため、専門知識・技能評価は、部門や職種ごとに設定する必要があります。

専門知識・技能評価は、次の3つの軸で考えます。

1．経験
2．必須知識・資格
3．推奨知識・資格

それぞれ、どのように評価項目を設定するのか見ていきましょう。

経験の評価項目を設定する

1つ目は、経験に対する評価です。

ここで評価するのは、その業務を経験した回数や担当した年数ではありません。

社員がどの業務を担当できる状態にあるのかを評価します。

評価対象となる業務は、その発生の仕方によって、次の3つに分けて洗い出します。

定期的に発生する業務

1つ目は、日、週、月、年など、一定の周期で繰り返し発生する業務です。

これらは、ルーティンワーク表から評価対象となる業務を抽出します。

ルーティンワーク表とは何か、どのように作成するのかについては、こちらの記事をご覧ください。

例えば、経理担当者であれば、次のような業務が該当します。

• 会計データの入力
• 口座の入金確認
• 帳簿の照合

案件ごとに発生する業務

2つ目は、受注や企画の開始などをきっかけに発生し、案件の開始から完了までの工程に沿って行う業務です。

これらは、プロジェクトのチェックリストから評価対象となる業務を抽出します。

例えば、電気工事会社の施工担当者であれば、次のような業務が該当します。

• 電気設備の設置
• 配線工事
• 施工計画の作成

発生のタイミングが決まっていない業務

3つ目は、トラブルや事故、災害などをきっかけに発生する、実施時期を事前に決められない業務です。

これらは、起こり得る事象と、その際に必要となる対応業務を一覧にして、評価対象を抽出します。

例えば、工場の管理者であれば、次のような業務が該当します。

• 従業員の負傷時の初動対応
• 設備故障時の対応指示
• 災害発生時の対応指示

このように、実際に担当する業務を洗い出し、難易度の低いものから高いものへ整理します。

必須知識・資格を洗い出す

2つ目は、必須知識・資格に対する評価です。

必須知識・資格とは、その業務を行うために必ず身につけておく必要がある知識や、取得しておく必要がある資格のことです。

例えば、経理担当者であれば、仕訳や帳簿、請求・支払いに関する知識などが該当します。会社が簿記資格の取得を必須としている場合は、その資格も含めます。

電気工事会社の施工担当者であれば、電気工事に関する知識や、担当する工事に必要な電気工事士の資格などが該当します。

部門や職種ごとに担当業務を確認し、その業務を行うために必要な知識と資格を洗い出して、評価項目に設定します。

推奨知識・資格を洗い出す

3つ目は、推奨知識・資格に対する評価です。

推奨知識・資格とは、現在の業務を行ううえで必須ではないものの、より高度な業務を担当したり、今後仕事の幅を広げたりするために、身につけることが望ましい知識や資格のことです。

例えば、経理担当者であれば、会社が必須としている水準よりも上位の簿記資格や、税務・財務に関する知識などが該当します。

電気工事会社の施工担当者であれば、現在担当している工事には必要ない上位の電気工事士資格や、電気工事施工管理技士などが該当します。

法律上、特定の資格を持つ人でなければ行えない業務については、その業務を担当する社員にとって、当該資格は必須となります。

それ以外の業務については、担当業務や等級、今後期待する役割を踏まえて、会社が必要な知識や資格を「必須」と「推奨」に区分します。

洗い出した項目を等級ごとに割り当てる

「経験として評価する業務」「必須知識・資格」「推奨知識・資格」を洗い出したら、それぞれを等級ごとに割り当てます。

例えば、ある電気工事会社で、等級制度の一例として、レベル1、レベル2、レベル3、係長、課長、部長を設定していたとします。

このうち、レベル1からレベル3までの専門知識・技能評価を、経理担当者と施工管理者を例に考えてみます。

経理担当者の例

レベル1では、会計データを入力できることを経験として評価します。

必須知識は、仕訳や勘定科目に関する基礎知識です。

推奨資格として、建設業経理事務士3級を設定します。

レベル2では、口座の入金確認や、請求・支払い処理ができることを評価します。

売掛金・買掛金、請求・支払い、建設業会計に関する知識を必須とし、建設業経理士2級を必須資格に設定します。

レベル3では、月次決算を取りまとめ、工事原価や収支を分析した資料を作成できることを評価します。

月次決算、工事原価、財務分析に関する知識を必須とし、建設業経理士1級を推奨資格に設定します。

電気工事会社の施工管理者の例

レベル1では、上司の指示に沿って、工事写真や施工書類を整理できることを経験として評価します。

電気工事と現場の安全管理に関する基礎知識を必須とし、2級電気工事施工管理技士補を推奨資格に設定します。

レベル2では、小規模な工事の工程・品質・安全を管理できることを評価します。

工程管理、品質管理、安全管理に関する知識を必須とし、2級電気工事施工管理技士を必須資格に設定します。

レベル3では、施工計画を作成し、発注者や協力会社との調整を行えることを評価します。施工計画、原価管理、関係者との調整に関する知識を必須とし、1級電気工事施工管理技士を推奨資格に設定します。

このように、等級が上がるにつれて、より難易度の高い業務や知識を割り当てます。

ここで示した必須知識・資格と推奨知識・資格は一例です。

法律上、特定の資格を持つ人でなければ行えない業務を除き、どの等級で何を必須または推奨とするかは、会社が実際の担当業務や育成方針に応じて決めます。

人事評価で専門知識・技能を確認する

等級ごとに項目を割り当てたら、人事評価では、その等級で求められている業務をどの程度遂行できているかを確認します。

各業務の遂行状況は、次の3段階で評価します。

1つ目は、上司の指導やチェックを受けながら、その業務を遂行できる状態です。

2つ目は、上司の指導やチェックがなくても、自分でその業務を遂行できる状態です。

3つ目は、自分で業務を遂行できるだけでなく、他の社員に教えたり、実施内容をチェックしたりできる状態です。

例えば、経理担当者の「帳簿照合」であれば、上司に確認してもらいながらできるのか、一人で正確にできるのか、他の社員に教えられるのかを評価します。

知識については、業務を行うために必要な内容を理解し、実際の業務で活用できているかを確認します。

資格については、その等級で必須とされている資格を取得しているかを確認します。

現在の等級で必須とされている業務をすべて自分で遂行でき、必要な知識を身につけ、必須資格を取得していれば、専門知識・技能評価では次の等級を目指せる状態と考えます。

ただし、人事評価は、専門知識・技能評価だけで決まるものではありません。

定量評価、価値観・行動評価、ソフトスキル評価など、他の評価項目も含めて、次の等級への昇格を判断します。

また、推奨知識・資格は、昇格の必須条件ではありません。より高度な業務への挑戦や、今後担当できる仕事の幅を広げるための項目として扱います。

経営自走化との関係

社員が担当する業務や、その業務に必要な知識・資格が明確になっていないと、仕事の進め方や育成が上司の経験や感覚に依存します。

その結果、社員は何を身につければよいか分からず、上司もその都度、仕事のやり方を教えたり、細かく確認したりしなければなりません。

専門知識・技能評価を部門や職種、等級ごとに整理すると、社員に求める業務や知識・資格が明確になります。

社員自身が次に身につけるべきことを理解し、上司が常に細かく指示をしなくても成長できる環境をつくることは、経営自走化を進めるうえでも重要です。

まとめ

今回は、専門知識・技能評価について説明しました。

専門知識・技能評価は、次の3つの軸で考えます。

1．経験
2．必須知識・資格
3．推奨知識・資格

経験として評価する業務は、定期的に発生する業務、案件ごとに発生する業務、発生のタイミングが決まっていない業務の3つに分けて洗い出します。

そのうえで、経験として評価する業務、必須知識・資格、推奨知識・資格を等級ごとに割り当てます。

人事評価では、各等級で求められている業務をどの程度遂行できるか、必要な知識や資格を身につけているかを確認します。

ここまでで、定量評価と、定性評価である価値観・行動評価、ソフトスキル評価、専門知識・技能評価の評価軸が明確になりました。

それぞれを1つの表にまとめ、同じ等級に求めている内容のレベル感がそろっているか、評価項目同士に矛盾がないかを確認しましょう。

実際に評価項目をつくってみたものの、うまく整理できない、等級とのつながりに違和感があるという場合は、無料相談もご利用いただけます。

ご希望の方は、お問い合わせフォームからご連絡ください。