あなたは「時間が足りない」と感じることはありませんか？
やるべきことはあるのに、
気づくと一日が終わっている。
その状態が続くと、
重要なことほど後回しになりやすくなります。
今回は、これまで配信してきたメルマガやブログ記事の中から、
「時間の使い方」に関する内容をまとめました。
個別に読むこともできますが、全体像を整理しながら見たい場合は、このまま上から読み進めてみてください。
気になるところからでも問題ありませんので、いまの状況に合わせて読み進めてみてください。
時間管理の全体像（考え方）
まず前提として、時間は大きく2つに分かれます。
- Work IN（他人との約束の時間）
- Work ON（自分で使い方を決める時間）
また、仕事は次の4つに分けられます。
- 緊急かつ重要
- 緊急ではないが重要
- 緊急だが重要ではない
- 緊急でも重要でもない
多くの問題は、「緊急ではないが重要な仕事」に時間が使えていないことから始まります。
さらに、時間管理には段階があります。
- 他人との約束を忘れる
- 他人との約束は守るが、自分の時間を設計していない
- 両方あるが、うまく調整できていない
まずはどの段階にいるのかを把握することが出発点です。
他人との約束を管理する（守り）
ダブルブッキングや対応漏れは、注意力の問題ではありません。
管理の仕組みの問題です。
重要なのは、「覚える」のではなく「残す」ことです。
- カレンダーにすべて登録する
- 締切・着手日もイベントとして管理する
- 委任したタスクも自分の管理対象にする
詳しくはこちらで整理しています。
自分の時間を設計する（攻め）
重要な仕事は、空いた時間では進みません。
あらかじめ時間を確保する必要があります。
ポイントは以下の通りです。
- 第2領域の時間を先に確保する
- 1.5〜2時間のまとまった時間を取る
- 割り込みを防ぐ時間帯を決める
また、「時間ができたらやる」ではなく、「時間をつくってやる」と決めることが重要です。
具体的なやり方はこちらで整理しています。
業務を整理する（抜け漏れをなくす）
日々の業務で起きるミスの多くは、個人の能力ではなく、
「誰が・いつ・何をやるか」が整理されていないことが原因です。
そこで有効なのがルーティンワークの整理です。
- 日、週、月、年の単位で業務を整理する
- 繰り返し業務を見える化する
- カレンダーと連動させる
これにより、抜け漏れが減り、引き継ぎがしやすくなり、業務の負荷が見えるようになります。
詳しくはこちらから。
会議を見直す（意思決定の質を上げる）
会議は時間を消費する場にも、価値を生む場にもなります。
問題がある会議には、共通点があります。
- 会をしない
- 会して議しない
- 議して決しない
- 決して実行しない
- 実行して結果を見ない
まずはこちらで現状をチェックしてください。
改善方法はこちらをご確認ください。
委任と計画で時間を生み出す
時間が足りない状態が続く背景には、経営者が仕事を抱え続けていることがあります。
業務を整理し、会議を見直しても、最終的に経営者が判断や実務を持ち続けていると、使える時間は増えていきません。
そのためには、仕事を任せることと、計画を運用することをセットで考える必要があります。
任せられない背景や、任せるときに何を伝えるべきか、どのようにサポートしながら進めていくかについては、こちらで整理しています。
また、計画が作っただけで終わってしまう原因や、実行・進捗確認・見直しまでつなげるための考え方についても、こちらで整理しています。
まとめ
時間の問題は、
- 管理
- 設計
- 運用
の3つがそろって初めて安定します。
そして、
- 約束を管理する
- 時間を確保する
- 業務を整理する
- 会議を見直す
- 委任する
これらが揃うことで、経営者が現場の細かい対応に追われ続ける状態から、必要な判断に集中できる状態に変わっていきます。
まずは一つで構いません。
いま一番やりやすいところから、手をつけてみてください。