経営者にとって、時間管理は、
会社をより良くするための重要な要素です。
その理由は多々ありますが、
もっと大きな理由は、経営者の時間単価が
従業員よりも高いからです。
なので経営者は、会社をより良くするための仕事に
時間をさかないといけません。
そして従業員がいない経営者にとっては、
時間の使い方は売上・利益に直結します。
どこに時間を使ったかが、
そのまま業績になると言っても過言ではありません。
仕事を4つに分ける考え方
フランクリンコービーの「7つの習慣」では、仕事を
- 緊急性の軸
- 重要性の軸
の2軸で4つに分ける考え方が紹介されています。
【第1象限：緊急かつ重要な仕事】
クレーム対応、トラブル対応、締め切り直前の案件など、
今すぐやらなければならない仕事です。
【第2象限：緊急ではないが重要な仕事】
中長期の計画づくり、戦略立案、人材育成、
仕組みづくり、関係性構築など、
将来の成果を生む仕事です。
【第3象限：緊急だが重要ではない仕事】
自分でなくてもよい電話対応や、
優先度の低い急ぎ案件などです。
【第4象限：緊急でも重要でもない仕事】
目的に直結しない雑務や、惰性の時間の使い方です。
この中で経営者が時間を割くべきは「第2象限の仕事」
ということは多くの経営者が知っています。
なぜかというと、第2象限に時間をさかないと、
緊急かつ重要な仕事（第1象限）ばかりになります。
トラブル対応に追われ、
常に火消しをしている状態ですね。
第2象限に時間を割くべき、
ということも多くの経営者が
知っていることですが、
それができていないケースも多いです。
それではなぜ、第2象限に
時間がさけないのでしょうか。
他人との約束と、自分との約束
この課題を解決するために有効なのが、時間を
Work IN（他人と約束した時間）
Work ON（自分と約束した時間）
の2つに分けるという考え方です。
そしてもう1つ重要なのが、時間管理には
3つのレベルがあるという考え方です。
段階1「他人との約束スケジュール」を忘れる
（他人と約束した時間の管理が必要な状態）
段階2「他人に約束したスケジュール」は覚えているが、
「自分に約束したスケジュール」を設定していない
（自分と約束した時間の管理が必要な状態）
段階3「他人に約束したスケジュール」と
「自分に約束したスケジュール」は覚えているが、
うまく調整ができていない
（時間の最適化が必要な状態）
今回は段階1の、
「他人と約束した時間の管理が必要な状態」
について考えてみます。
他人との約束を忘れる、の対処法
「時間を忘れる」「ダブルブッキングする」
といったミスは、注意力の問題でもありますが、
ほとんどの場合、
「管理の仕組み」が弱いことが原因で起きます。
特に経営者は、
会議・面談・社内対応などの予定が入りやすく、
さらに予定変更も起こります。
頭の中だけで管理しようとすると、
必ずどこかで破綻します。
ここで大事なのは、予定を「覚える」ことではなく、
「確実に残す」状態をつくることです。
そのためにまず必要なのが、
カレンダーによる時間管理です。
カレンダーによる時間管理のポイント
カレンダーによる時間管理には、
主に以下の3つの方法があります。
①グループウェア（Outlook、Googleなど）
カレンダーの共有に便利なので、社内外での時間調整を
円滑にするためには、とても便利なツールです。
一方、詳細な背景メモや注意点の記載が、
後回しになる傾向があります。
②手帳
カレンダーの共有には不向きですが、
直接メモを取るのが簡単であり、
全体像が見えやすいというメリットがあります。
③卓上カレンダー
日付別の主要なイベントのみを記録できるので、
重要なイベントの見落としを防ぐ
補助的な役割として有効です。
これらはどれが正しいというよりも、
「自分が確実に運用できる方法」を
選ぶことが重要です。
続かない仕組みは、仕組みとは言えません。
ちなみに私は2年ほど前に、連続して2回、
打ち合わせの時間を間違えたことがあります。
その原因を考えたところ、
打ち合わせ時間のGoogleカレンダーへの記録が
正しくできていませんでした。
なので以下の2つの改善を行いました。
- 極力調整にはtimerexを使い、カレンダーに自動反映させる仕組みをつくる
- チャットなどでの調整は、チャットの文章とカレンダーをダブルチェックする
この2つを行ったことで、同じミスがほとんど起きなくなりました。
イベント管理（約束・期限・委任の見える化）
イベントとは、自分と他者が関わる予定のことで、
大きく分けると、次の3つがあります。
①自分が他者に約束したこと
- 出席が必要な会議、面談など
- 着手日、締切日、納品日など
前者はしっかりと管理している方でも、
見落としがちなのが後者です。
タスクの締切日や納品日などの期限も、
カレンダーに入れましょう。
また「締切日は管理しているのに、遅れがち…」
という方は、「着手日」を設定しましょう。
納期の設定だけでなく、
いつ着手するのかまで明確にすると、
この領域のトラブルは大きく削減できます。
②他者が自分に約束したこと
関係者の出張、休日計画や
自分から他者に委任したことも、
しっかりとイベントとして管理しましょう。
特に海外と仕事をしている人は、
その地域特有の休日を意識しないと、
思わぬダメージを負うことになります。
私は会社員時代、アメリカ本社の
クリスマス休暇を忘れて、ひどい目にあいました。
そして自分から他者に委任したことの締切日を
カレンダーに入れてフォローアップする、
これがないと委任ではなく丸投げになります。
③その他のイベント
- 祝日
- 知り合いの誕生日
- 試験日等
これらも仕事に影響を与える要素です。
あらかじめ把握しておくことで、
無理な予定を組むことを防げます。
小さな一歩が明日を変える
いかがでしたでしょうか。
今回紹介した方法を取り入れると、
- ダブルブッキング
- 予定の入力漏れ
- 直前になって焦る
などの問題はかなりの確率で回避ができます。
まずは小さな一歩として、
今後3週間のイベントをすべてリストアップし、
カレンダーに落とし込むことを
試してみてはいかがでしょうか。
次回は、
Work ON Management（自分との約束時間の管理）
について考えていきます。