あなたの会社では、会議をやっていますか？
きっと多くの方が「YES」と答えると思います。
では次に、こう聞かれたらどうでしょうか。
「その会議に、効果は感じていますか？」
少し顔が曇る方も多いのではないでしょうか？
今日は、なぜ効果を感じにくい会議が
行われてしまうのかを考えてみたいと思います。
そもそも会議とは何か？
前提として、会議とは
「意見を調整し、何かしらの結論を出す場」です。
一方的な情報共有であれば、
メール、チャット、動画などで十分です。
わざわざ複数人の時間を同時に使う必要はありません。
それでも会議を行うのは、意見を調整し、
結論を出す場をつくる必要があるからです。
会議を非効率にする「会議の5悪」
会議がうまく機能しなくなる、代表的なパターンが5つあります。
これを「会議の5悪」と言います。
- 会をしない
- 会して、議しない
- 議して、決しない
- 決して、実行しない
- 実行して、結果が出ない
順番に見ていきましょう。
① 会をしない
定例会をしない
定例会を設定せず、問題が発生してから会議をする状態です。
問題が発生してから会議をするのは、一見合理的にも見えます。
しかし実際には、
関係者の時間調整に時間がかかりますし、
問題が発生した時点で手遅れなケースもあります。
そして会議を行うまでの間に、
問題はどんどん大きくなっていくこともあります。
定例会は「問題を未然に防ぐための場」でもあります。
起きてからではなく、起きる前に対処するための仕組みです。
遅刻・欠席が多い
参加者の遅刻や欠席が多い会議も要注意です。
なぜ遅刻や欠席が多いのか。
それは、その会議に出席する必要性を感じていないからです。
そして、遅刻や欠席をしても誰も咎めないからです。
その会議体に関係のない人まで参加させていると、
この現象は起こりやすくなります。
「自分は関係ない」と感じている人が増えるほど、
会議は形骸化します。
会議が長引く
1時間の会議が、2時間、3時間になる。
これはアジェンダを決めていないか、
「時は金なり」という意識が薄いことが原因です。
時間はコストです。
時間を延長することは、費用を追加しているのと同じです。
② 会して、議しない
会議はしているが、議論が起きていない状態です。
- 限られた人だけが発言し、残りの人は黙って聞くだけ
- 会議中に携帯やパソコンをいじっている
- ホワイトボードやプロジェクターがなく、しゃべるだけ
- 会議アジェンダーがない
- 緊急トピックばかりで、長期的なテーマの議論がない
これは「会議」ではなく「集まり」です。
議論が起きない会議は、意見の調整ができません。
そして議論が起きないと、質の高い結論も生まれません。
③ 議して、決しない
議論はしているが、結論が出ない状態です。
- 不平不満を言うだけで、自分からの対策を出さない
- 対策は出しているが、議事録に落とさない
- 議事録に「誰が何を言ったか」だけが書かれている
ここで大事なのは、議事録には、
「誰が何を言ったか」ではなく、
「誰が何をいつ行うのか」を書くことです。
会議は、意見を調整して結論を出す場です。
「誰が何を言ったか」は本質ではありません。
ここが曖昧だと、せっかく行った会議は無意味なものになります。
④ 決して、実行しない
結論は出たが、実行されない状態です。
- 前回の議事録の事項を確認しない
- 毎回同じことを言っている
- 自分のタスクをメモせず、カレンダーに落とさない
- タスク進捗を確認しない
会議は、決めたことを実行して初めて意味があります。
実行されない会議は、ただの時間消費です。
⑤ 実行して、結果が出ない
実行はしているが、成果物を確認していない状態です。
「やったかどうか」だけを確認し、
「成果が出たかどうか」を確認しない。
これでは改善が起きません。
行動の確認はもちろんですが、成果の確認も必要です。
会議には費用がかかっている
なぜ効果的な会議運用が必要なのか。
それは、会議には費用が発生するからです。
「会議に費用？自社でやっているだけでしょ？」
と思う方は、人件費を考えていません。
人件費は以下のステップで考えてみましょう。
① 会社が負担する人件費総額を計算する
支払給与を1.5倍して、人件費の概算を出しましょう。
これは、社会保険だけでなく、
事務所家賃、電気光熱費、管理費などを含めると、
実質的に会社が負担しているコストは
支払給与の約1.5倍になるからです。
② 1時間あたりの人件費を計算する
1年の労働時間は2000時間と仮定します。
8時間／日 × 22.5日／月 × 12ヶ月 − 祝日
≒ 約2000時間
というのが根拠です。
年間人件費を2000で割ると、
あなたの会社の1時間あたりの人件費が出ます。
③ 1時間の会議の費用を計算する
あなたの会社の1時間の人件費を、
総社員数で割りましょう。
これで1時間当たりの平均人件費が出ます。
1時間あたり平均人件費 × 参加者数
これが、1時間の会議の費用です。
意外とお金がかかっていると感じませんか？
また役員クラスが参加する会議の
人件費はさらに高くなります。
あなたの会社の一般的な社員の給与の
何倍を役員がもらっているかを考えて掛け算すると、
その人件費が分かります。
ゾッとする金額が出てくるかもしれません……
今回のまとめ
改めて整理すると、会議は意見を調整し、
何かしらの結論を出す場です。
そこで出された結論を、各自が着実に実行していけば、
会社は確実に成長します。
しかし、5悪に陥ると、
会議はコストだけがかかる場になります。
「では、どうやって会議を改善するの？」
という対策は、次の記事でお知らせします。
それまでの間に、現状を把握することから始めましょう。
社内・部門内で開催している会議を洗い出し、
次の項目で整理してください。
- 会議の名前
- 目的
- 参加者
- 1時間の経費
- 月間の会議時間数
- 月別の会議費用
そして、次の視点でチェックを入れてください。
- 「会をしない」は当てはまるか？
- 「会して、議しない」は当てはまるか？
- 「議して、決しない」は当てはまるか？
- 「決して、実行しない」は当てはまるか？
- 「実行して、結果が出ない」は当てはまるか？
会議を変えれば、会社は変わります。
まずは、現状を把握するところから始めてみてください。